Conceptos (1326)
La Superintendencia de Sociedades señala que no es jurídicamente viable que un accionista sea representado en reuniones del máximo órgano social por un agente oficioso, pues la ley establece la representación mediante poder escrito, excluyendo la figura de agencia oficiosa. Además, los administradores pueden oponerse al examen de información societaria por terceros distintos a asociados o autoridades de revisoría, incluyendo agentes oficiosos. La transmisión de acciones debe hacerse por acuerdo y con inscripción en el libro de registro respectivo para efectos frente a la sociedad y terceros. Así, la representación y acceso a información están legalmente regulados y restringidos, excluyendo al agente oficioso.
La Superintendencia de Sociedades aclara que, en casos donde exista pasivo externo por prestaciones sociales, se puede tramitar simultáneamente la autorización de disminución de capital ante esta entidad y la correspondiente autorización del Ministerio del Trabajo. No obstante, la disminución de capital no podrá formalizarse sin la autorización previa del Ministerio. Para acreditar la inexistencia de pasivos laborales externos, se deben presentar estados financieros certificados, conforme a la Circular Básica Jurídica. Además, se establece un procedimiento detallado para la autorización y formalización de la disminución de capital, incluyendo la presentación de documentos específicos y plazos para su radicación. La Superintendencia enfatiza que sus conceptos son generales y no vinculantes para casos particulares.
La SuperSociedades precisa que no se puede restringir el derecho al voto por incumplimiento o conductas negativas (maltrato o delitos contra la sociedad). La única exclusión permitida está regulada en el artículo 187 del Código de Comercio y ocurre en casos como incumplimiento del aporte de capital, agotamiento de la cesión de cuotas o causas expresas en los estatutos. Para imponer sanciones, se deben seguir los procedimientos legales o estatutarios previstos; en ausencia de sanciones legales específicas, la sociedad define el proceso, apoyado en los estatutos. La junta de socios debe agotar dichos procedimientos previamente.
El representante legal suplente de una sociedad por acciones simplificada (S.A.S.) puede ser una persona jurídica, según lo establecido en la Ley 1258 de 2008 y criterios de la Superintendencia de Sociedades. El artículo 26 de dicha ley permite que la representación legal de la S.A.S. esté a cargo de una persona natural o jurídica, siempre que se designe conforme a lo previsto en los estatutos sociales. No existe impedimento legal para que la suplencia también la ejerza una persona jurídica, siempre que se cumplan las normas estatutarias y legales, dado que la representación legal puede ejercerse por conducto de persona natural o jurídica según un principio general del derecho. Así mismo, la validez del nombramiento del suplente depende del cumplimiento de condiciones estatutarias y requisitos legales. Por lo tanto, es jurídicamente posible y válido que una persona jurídica sea representante legal suplente de una S.A.S., respetando los términos estatutarios y legales aplicables.
En una sociedad de responsabilidad limitada conformada por nueve socios con cuotas iguales, la decisión tomada con la aprobación de cinco socios es válida y tiene efectos jurídicos si cumple con los requisitos del acuerdo, incluso si todos estuvieran presentes. Si una junta ordinaria no se realiza por no aprobarse el orden del día y se cierra, el administrador debe convocar una nueva reunión, que puede ser ordinaria o extraordinaria, según corresponda. El presidente de la junta tiene la facultad de moderar, dirigir la reunión y firmar el acta, pero no levantarla ni cerrarla, salvo que su función esté expresamente prevista en los estatutos. El secretario asiste en la verificación de votos y firma el acta, mientras que el revisor fiscal puede intervenir y firmar en las actas. Ni el presidente ni el revisor fiscal tienen la facultad de cerrar la reunión, que solo puede levantarse una vez concluida o por acuerdo de la misma. Si algunos socios se retiran durante la reunión, esta puede continuar con los presentes, y las decisiones pueden adoptarse según la mayoría de los asistentes, sin que falle el quórum si está vigente el inicial.
Cuando una garantía mobiliaria fue constituida a favor de una entidad que posteriormente fue absorbida en un proceso de fusión y esta entidad ya no existe, la competencia para su cancelación recae en la sociedad absorbente. La Superintendencia de Sociedades señala que, tras la fusión, la obligación de cancelar dichas garantías corresponde a la sociedad que asumió los derechos y obligaciones de la entidad disuelta. La Ley 1676 de 2013 establece que la cancelación debe realizarla el acreedor garantizado tras el cumplimiento de la obligación; si no lo hace en 15 días, el garante puede solicitar la cancelación ante un notario, presentando evidencia del pago o recuperación del bien dado en garantía.
Esta resolución establece la tarifa de contribución que deben pagar las sociedades vigiladas o controladas por la Superintendencia de Sociedades en 2025, basada en un porcentaje del total de activos a 31 de diciembre del año anterior. La tarifa general es de 0,1194 COP por cada 1,000 COP de activos, con un máximo del 1 por mil y un mínimo equivalente a un salario mínimo mensual. Es importante porque determina los recursos que la entidad recaudará para su funcionamiento y supervisión. La tarifa puede variar según el estado de la sociedad (activa, en reorganización o en liquidación), pero siempre respetando esos límites, garantizando una contribución equitativa y ajustada a la capacidad de las empresas
La Superintendencia aclara que los niveles de riesgo de LA/FT/FPADM deben determinarse de forma particular por cada sujeto obligado, ajustándose a sus características y circunstancias propias. No existe un umbral único aplicable a todos, sino que es necesario evaluar factores diversos como el tipo de negocio, naturaleza de clientes, operaciones, montos, áreas geográficas, y el contexto específico de cada entidad. Por ejemplo, aunque la recomendación 10 del GAFI establece un umbral de USD/EUR 15,000 para la debida diligencia, este es relativo al sector financiero y puede no aplicar igual en otros sectores. Por ello, cada entidad debe diseñar su sistema de prevención a la medida, incluyendo la verificación de listas vinculantes acorde al riesgo identificado. En conclusión, la gestión del riesgo es personalizada y depende del análisis exhaustivo que cada entidad realice sobre sus contrapartes y operaciones.
La Entidad precisa que el Revisor Fiscal no está legalmente obligado a asistir por derecho propio a las reuniones de Junta Directiva o Asamblea General en sociedades anónimas de economía mixta, salvo que sus estatutos sociales establezcan lo contrario o que su presencia sea requerida por invitación de la Gerencia, Junta Directiva o miembros del órgano social. Su asistencia se vuelve necesaria solo cuando los temas a tratar lo justifiquen, a criterio de los órganos sociales responsables o del mismo Revisor Fiscal. Las comisiones para la revisión y aprobación de actas pueden estar integradas por dos o tres accionistas elegidos en la asamblea y las actas deben ser firmadas por el presidente y secretario de la reunión, siendo válido el acta si la mayoría de los miembros de la comisión de aprobación la firman, dejando constancia de cualquier abstención.
La Superintendencia de Sociedades concluye que no es jurídicamente viable que un agente oficioso represente a un accionista en reuniones del máximo órgano social, ni ejerza derechos societarios como solicitar información o cesión de acciones. La representación debe darse mediante poder escrito, conforme al artículo 18 de la Ley 222 de 1995 y el artículo 406 del Código de Comercio. Además, los administradores pueden oponerse a solicitudes de examen por personas distintas a los asociados o autoridades autorizadas, y la agencia oficiosa no procede para inscripciones o transferencia de acciones sin orden escrita del accionista. Esta posición se fundamenta en la legislación mercantil y en la protección de la reserva de la información societaria.
